据统计，“一带一路”高峰论坛筹备和接待期间，共有约4000名北辰人参与到保障工作中。为了完成好接待服务任务，大家在各自岗位上，加班加点，毫无怨言，将“安全运行万无一失、接待服务滴水不漏”的工作标准融入到自觉的行动中。其中，公司董事长贺江川、总经理李伟东深入一线、靠前指挥，把控大局，部署各项接待服务工作；公司常务副总经理、北辰会展集团董事长兼总经理刘焕波，公司副总经理、北辰会展集团常务副总经理孙东樊积极协调，全面指导会议接待细节，与员工并肩作战。
国家会议中心作为高峰论坛的主力接待场馆，承担了会议首日的论坛开幕式、高级别会议全体会议、6场平行主题会议和双边会见等会议服务任务，同时还负责新闻中心的服务和保障工作，为参会代表、记者、工作人员、武警等上万人提供餐饮保障。
据统计，国家会议中心全馆服务于高峰论坛，其中会议室近70间，用于开幕式、平行论坛、双边会议、贵宾签约等24场会议服务；截至5月14日晚餐，累计接待用餐人数2122人，制作面包总数约5200个；开幕式当天，新闻中心注册中外媒体记者达到4495名，提供早、午、晚正餐和茶歇累计1.46万人次；企业参与保障工作人员总人次为27226人，其中单日最高峰用工人次达2608人。此外，会议前期进行了大量的保障工作。高空清洗建筑物外墙总面积56476.18平方米，会议区和展览区均进行了地面、墙面翻新结晶；开展消防、防爆等专项演练50余次，参与人数共计2000余人次；采购收货累计1029笔，总计408008件。可以说，国家会议中心是此次高峰论坛接待中人数最多、会议最多、功能最多、服务任务最重的场馆。
自接到高峰论坛会议保障任务后，国家会议中心充分预估任务的复杂性和艰巨性，从2016年底便开始全面、细致的筹备工作，在不影响场馆正常运营的情况下，梳理服务流程，细化保障方案，进行各类演练。在高峰论坛期间，国家会议中心将“北辰标准”进行全面升级，为每一位客人提供VIP式服务，同时将丝路文化融入服务之中，呈现出新的服务亮点。
创新服务细节 提升服务质量
得体的服务方能彰显中国的礼仪之邦、大国风范。为此，国家会议中心专门进行了服务技能和服务礼仪的培训，在打磨服务过程中进行服务创新。签约服务原本是常规的右手服务，但针对此次签约仪式较多的特点，国家会议中心进行了签约流程的改进，变更为客人外侧服务，让签约者感到更加方便。另外，从简单的服务站位、开合签约本、吸墨器用法、递换签约本到挪椅离场，每个环节，服务人员都反复演练，力求达到标准统一、动作一致。
“丝路愿锦”旗袍 展示丝路文化
为了更好的切合主题，国家会议中心为参与一线接待的服务人员定制了新的服装——蓝色旗袍。旗袍以“丝路愿锦”为主题，颜色以“沙漠黄和海洋蓝”为主，代表着陆上和海上丝绸之路。旗袍图案为代表中华文化的海水纹和飘过海洋、陆地的吉祥鸟，通过刺绣点缀在服装上，寓意着陆上和海上丝绸之路繁荣昌盛。会议期间，优雅的旗袍成为会场内的一道亮丽风景线。
结合“一带一路”主题 打造“舌尖上的中国”
外交盛会搭建了各国文化沟通交流的桥梁。国家会议中心着力将餐桌打造成展示丝路文化、中国文化、北京特色的平台。在菜品方面，根据各国代表的不同口味和餐饮习俗，厨师团队详细查阅资料，研究各国饮食喜好和禁忌，经过精心设计和反复试验，最终制作出精美的茶歇菜品，包括“花开富贵”、“鲜花玫瑰饼”、“什锦迷你馕”及“宫廷芸豆卷”等十余种小吃点心。尤其是“什锦迷你馕”，活动期间得到了与会代表的追捧。在制作过程中，餐饮团队考虑到与会代表大多来自伊斯兰国家，便结合其饮食特点，在传统新疆“馕”的基础上进行了改良，用奶和面改变了“新疆馕”原本干硬的口感，馕的个头也浓缩到了饼干大小，同时还撒上了西域风情特产果干儿，这道“什锦迷你馕”，作为茶歇小吃，不仅精致、亲切，还展现出大国情怀，寓意着“一带一路”囊括四海、合作共赢的美意。在餐饮摆台上，厨师团队结合“一带一路”会议主题、沿线国家风土人情、文化内涵，用面塑、糖艺、果蔬雕等工艺设计出了既体现丝路文化、又具有中国特色、北京风味的餐饮摆台装饰共计37组884件，包括“大漠风情”、“乘风破浪”、“百花争艳”、“竹上生辉”、“万里长城”、“四大发明”等特色作品。媒体纷纷拍照留念，称赞中国餐饮文化的魅力。
新闻中心24小时不间断服务 提供全天候的保障
高峰论坛新闻中心设在国家会议会中心展览区1号、2号展厅，该中心设置十余个功能区，每个功能区都配备有工作人员和志愿者。国家会议中心每天为媒体记者提供正餐、茶歇等服务，并在环境卫生、电源使用以及室温控制等方面提供全天候的保障。媒体公共工作区共有538个记者工位，每个座位前设有电源插口和网线插口，24小时不断电。同时新闻中心备有100台笔记本电脑提供使用，均配有中英双语音频接口、网络接口、不间断电源接口。另有无线网络覆盖，满足1500人3G/4G使用，WLAN网络出口带宽1000兆，可以满足3000人同时使用。
五洲·会议中心作为媒体接待酒店之一，主要负责俄罗斯、西班牙、德国、新西兰、中国香港、新华社、中央人民广播电台等境内外媒体及工作人员的住房、餐饮接待服务，规模约700人。
作为四家媒体酒店之一，五洲·会议中心第一时间成立了专项工作领导小组，各项接待工作都体现出匠心独具和精益求精。在客房方面，企业安排楼层24小时值台，实行双人进房制；在每位记者的房间准备了具有中国传统文化特色的“云锦”图案笔记本和中、英文欢迎信；针对在APEC期间曾经入住过酒店的8位俄罗斯记者，制作了特殊的欢迎卡；为过生日的客人准备屏风摆件、金镶玉书签作为礼物，点滴心意，让入住的客人时刻感受到酒店的热情和用心。在餐饮方面，咖啡厅结合“一带一路”主题，对餐厅的装饰进行整体设计，加入具有老北京特色的风筝装饰，并将盛菜器皿换成了具有中国传统文化特色的青花瓷；北辰厅布置为文化沙龙，放置了图书和娱乐设施，自5月12日起还提供特色饮品及鸡尾酒。在商品提供方面，酒店商品部增加了以“丝绸之路”为主题的丝织品、图书、明信片，以满足“一带一路”各国宾客的需求。在安全保卫方面，酒店严格制定并执行卫生防疫工作方案，对食品卫生工作实施全程监控，菜品48小时留样；与外包租赁经营单位、外协单位签订相关管理协议，明确要求，落实责任。在工程改造方面，完成了更换消火栓、加装配电竖井火灾报警装置、及加装酒店客梯二层层显等多项工作，同时进行了电梯关人、楼层断电等应急演练，切实提高应急反应能力。
北辰公寓公司亚运村宾馆A座作为“一带一路”国际合作高峰论坛官方指定媒体酒店之一，负责接待媒体记者及工作人员约300余人，涉及17个国家地区，77家新闻媒体。另外，公寓贵宾楼D座承担了高峰论坛北京市交通委工作人员的接待任务。
北辰公寓高度重视，精心组织，统筹落实各项接待服务细节，全体员工提高思想认识，让每一位入住公寓的与会人员都能从吃住行等方方面面感受到家的温暖和舒适。在客房方面，针对与以往不同的预订方式，公寓安排专人负责预订工作，24小时电话值守，做到及时准确的掌握信息，并将信息传达给相关部室，为下一步更好的开展接待服务打好基础。同时提前对亚运村宾馆全部客房进行细致地检查、检修，更新客房用具，以确保会议用房使用状态良好，为与会人员提供温馨舒适的住宿环境。在餐饮方面，公寓公司本着绿色食品、营养搭配的原则编制会议接待菜单。由于此次接待早餐为清真餐，公寓公司提前清理冻库、冰柜等猪肉原材料库存，并做好消毒清洁工作；为保障食品安全，会议所用的食品原材料全部使用大会指定供应商，安排专人负责验货、收货，保证质量和有效期，并按要求配合食药监所做好菜品抽样检查、食品留样等工作。在安全保障上，公寓公司对车场实施封闭管理，并制定12项突发事件应急预案，组织开展消防演习和突发事件演练，合理安排人员班次，做到专人专岗，确保会议期间及时处理突发应急事件。
北辰洲际酒店主要承担了接待香港、澳门、比利时、日本、乌克兰、世界经济组织、联合国大会等13个代表团的服务保障任务。
为切实做好高峰论坛保驾护航工作，北京北辰洲际酒店按照接待要求全面推进各项服务保障工作。在安全运行方面，酒店制定了安全工作方案及应急预案，加强了对员工安全宣传教育和安全培训，进行反恐、防爆等专业培训数十次，进行微型消防站拉动演练30余次。此外，酒店还邀请红十字会老师组织开展了近150人次的急救培训，提高了员工自救与互救能力。在工程方面，酒店对设备设施进行全方位检查与升级改造，包括大堂龙墙灯更换、楼层消防电气火灾监控器更换安装、安防监控系统软件升级等30余项重点任务。在服务方面，酒店运营部门在筹备阶段集思广益，力求为宾客提供特色化的服务，最终确定了北京传统饮料酸梅汤、地标性建筑造型的鸟巢巧克力、自制马卡龙、京剧人偶和京剧钥匙扣等北京元素与西方饮食相融合的特色贵宾礼遇和开夜床服务小食。为了让鸟巢造型的巧克力栩栩如生，餐饮部克服人员少、任务重的困难，力求每个“作品”都完美无瑕。此外，酒店对客房的基础设施进行了全面升级，还准备了颇具特色的天安门造型欢迎卡片和具有本地特色的杂志、书刊摆放到宾客房间，同时选用京剧脸谱的中国结和杯垫作为夜床礼物，为客人打造一个干净整洁舒适，又彰显传统中国元素的房间，让宾客从一开始入住就感受到酒店个性化的特色服务。
北辰五洲皇冠国际酒店既是高峰论坛指定的媒体接待酒店之一，也是上千家参会媒体的注册、报道地，并提供咨询服务和疏导工作。酒店分别入住了美国 “Agoda”预订中心、香港凤凰卫视、香港文汇报、Chinses Vision、日本朝日新闻、三沙卫视等多家媒体单位。
按照公司的接待要求，五洲皇冠国际酒店有序开展各项接待服务工作。在安全工作上，酒店总经理与各部门签署安全责任书，按照安全管理工作“预防为主、单位负责、突出重点、保障安全”的方针和“谁主管，谁负责”的原则，开展工作。同时，为了明确层级岗位安全职责、落实岗位安全责任制，各部门负责人与本部门员工签署峰会期间治安、交通、消防专项责任书，共计636人签署。在客房服务上，根据客人的不同需求，准备了棉被、棉枕、荞麦枕、玉石枕、决明子枕、菊花枕等多种床上用品，同时配备了常用品牌手机充电器，方便客人随时借用。在餐饮服务上，除西餐外，保留了北京传统美食及穆斯林清真菜品，美式简餐，粤式蒸点，日式料理以及素食等食品。针对媒体工作特点，餐饮部厨房增加夜班厨师力量，安排一名厨师长值班，满足夜间工作宾客的用餐需求，保证24小时不间断高质量的服务。作为媒体的注册地，自5月10日起，所有国内外注册记者陆续来到酒店注册，有序登记，办理记者证，场地副证，领取媒体包。在此期间，酒店前台礼宾和销售部员工轮流在大堂值守，细心地为媒体记者们服务，解答他们关于住宿及会场的相关问题。
北辰公设在高峰论坛期间承担着亚运村区域部分工程专业系统运行维护、环境综合治理和安全保卫管理任务。包括：亚运村内电力、制冷冷媒、生活冷热水、电视、电话、网络一次系统供应；公共区域地下管线、交通疏导、停车管理、安全保卫、环境综合治理；国家会议中心及其配套设施的110KV站日常运行维护管理、电视信号源传输、电话、网络维护等工作。
自今年2月底以来，公设公司为顺利完成高峰论坛保驾任务，陆续启动了各项重点工程改造项目的建设及设备设施维修更换工作。在大环境改造工作中，公设公司共完成了包括亚运村树木更换、熊猫绿地改造、亚运村步道砖更换等在内的10余项大环境维修及改造工程。其中，亚运村树木更换数量为49棵，其中11棵龙爪槐、38棵元宝枫。更换后西环路主体为龙爪槐，西大门全部为元宝枫。更换后的西环路及西大门处树木统一，与旗杆层次分明，亚运村整体美观形象得到了提升。在电力保障工作中，公设公司共完成了包括进线电缆改造、亚运村南侧大围栏亮化工程等在内4项重点电力工程。特别是汇园公寓D座至H座的“五塔”南侧庭院灯改造工程和亚运村南侧500米大围栏照明亮化提升工程，使得亚运村的夜景更加靓丽动人。在网络保障工作中，公设公司完成了网络的核心设备升级改造工作，将原有的单机单链路网络变成了双机双链路热备的网络环境。另外亚运村区域还更换网络交换机24台，国家会议中心及酒店共更换网络交换机70余台。此外，网络部对所有的网络设备以及房间内信息点进行了全面的检查，共巡检设备400余台，检修房间内网络信息点200余个。同时与联通公司进行线路割接调试，保障了高峰论坛期间整体网络系统安全、稳定、可靠运行。
此次高峰论坛的会议保障工作，北辰会展再次向世界诠释了“北京服务”标准，也向国家、向首都交出了一份满意的答卷。这对北辰会展来说，既是一次漂亮的胜仗，也是一个新的起点。随着国家推进“一带一路”建设，以及北京市“四个中心”战略定位、京津冀协同发展等国家战略实施的影响深度释放，北京市作为全国首个服务业扩大开放综合试点城市，会展业在迎来更大的发展空间的同时，也将面临更加升级的竞争格局。北辰会展将继续秉承“北京服务、首善标准”，以“打造中国最具影响力会展品牌企业”为发展目标，为北京实现建设国际一流和谐宜居之都的战略目标不懈奋进，为推动中国会展业全面发展做出更大贡献。
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