大会期间，多国国旗和印有香山论坛会徽的旗帜在北京国际会议中心迎风飘扬。时隔四年，企业再次作为大会驻地，承担北京香山论坛的服务保障任务，在三天的正式会期内，累计接待68场会议和活动，提供3000间夜住房服务和1.5万人次就餐服务。
    企业成立了专项接待领导小组，切实统一思想，层层压实责任，紧扣“安全、有序、温馨、圆满”的服务保障总方针，分别从接待服务、安全保卫、工程保驾等方面入手，制定了17项工作方案、预案；同时，深入服务前沿，检查筹备工作，先后召开内部协调会、专题会20余次，对封闭管理、大会集中抵离、餐饮接待、会场服务、同期会展活动进撤场协调、会议转场等重点工作进行统筹安排和反复预演，确保筹备工作高效推进。
    大会工作人员10月22日进驻，当时，企业还承担着2023中国智慧档案科技发展高峰论坛、中法合作日研讨会等多场活动的服务保障任务，企业安排专人分别对接，重点就大会封闭时间与同期其他活动的进撤场时间、人员和车辆出入时间及流线、停车区域划分等安排，与各活动主办方以及消防、公安等有关部门沟通协调，全方位细化流线，做到了经营项目有序衔接、互不干扰。
    本届论坛不仅参与国家多，而且4场全体会议、8场平行分组会议、38场双边会议、12场研讨会议等不同会议之间衔接更为紧密，翻台、抢台、转场等面对巨大挑战。企业早在筹备初期，就深入分析研判重难点，并反复开展演练，会前、会中、会后全天候与会务组紧密对接，快速反应。正式接待期间，大会临时增加重要会议超10场次，累计翻台59次，峰值时1个厅室抢翻台8场，服务团队持续在岗、连续作战。其中，10月30日开幕式翻台是重头戏，14名服务人员在2000名来宾及媒体记者面前，将沙发、茶几等物资从后台搬至主席台，在1分30秒内快速准确地完成了转场活动，过程中全员动作标准、步伐整齐，展现了“北辰速度”“北辰标准”。

    餐饮方面，企业既兼顾传统和创新，又兼顾各国文化、饮食习惯和禁忌，开设了中餐厅、西餐厅、茶餐厅和清真餐厅，并根据每日用餐实际情况，在早期37套菜单的基础上不断优化，将艾窝窝、麻酱糖饼、茄丁面等北京风味融入大会整体出品，最大程度满足客人多样化和个性化的需求，让客人吃得健康、安全、放心、满意，得到了参会嘉宾的高度认可。
    欢迎晚宴是本次服务保障的重点之一，企业在服务中充分体现中国元素：冷盘特色小碟佐以香山论坛的会标和平鸽点缀；点心选择了中国传统糕点——天鹅酥，寓意中国与各国之间和谐友好；餐具选用青花宴瓷；口布搭配脸谱卡扣……通过色、香、味、器、形，全方位展示中国饮食文化和烹饪技艺，还有身着香山元素旗袍服饰的服务团队，以东道主身份展示从容自信的接待服务。考虑到整场晚宴的用餐时间，菜品需在50分钟内完成出品、传菜、上菜。前期，企业多次演练，精确上菜时间，固定服务人员，明确物资点位，细化运送流线。接待当晚，70名服务人员有序“流动”，整齐划一，在规定时间内圆满完成任务。
    茶歇区同样精彩纷呈，“帆船”装饰大气磅礴，寓意着“同船向未来”；茶歇以京味为主题，点心胚选用老北京茉莉花茶粉做底，搭配老北京双皮奶、虎皮蛋糕、老婆饼等京味小吃，“北京味道”诚意满满。
    晚宴结束后，餐饮部、会展部百余名服务员迎来一场“硬仗”，要在4小时内将第二会议厅的150张直径两米的桌子、50张转盘、1000余把椅子，以及刀叉筷勺盘杯共13000余件物资完成进、撤场，为次日分组会议做好准备。同期，宴会厅、第一会议厅等21处场地也在加速转场，忙碌峰值时，企业有超过200名员工同时工作，根据最优路线进行“抢翻台”，全部完成时已是凌晨3:30。
    面对大战大考，企业牢固树立“一盘棋”思想，各部门相互补台、高效联动。销售部与大会各工作组保持密切联系，及时向各部门反馈会议需求及建议，做好统筹协调工作。客务部在28日客人集中到店时，统筹做好宾客入住登记、路线指引、行李搬运等工作，平均在1分钟内完成一位客人的入住手续办理。安全生产与保卫部24小时待命，全力配合大会警卫组做好外围搭建、车场静空和内部巡视，保证安全运行，同时严把食品安全关和质量关。工程部全力做好设备保驾，结合会场人员较多，加上室内屏幕、灯光同时开启的情况，为确保室温适宜，在完成今年的供暖准备后，在短时间内重新上水、调试，从供暖模式再次切换到制冷模式，为客人提供了舒适的环境。商务中心“变身”成设计组，累计设计制作背景板、会旗、菜单等物料3500件。采购部、财务部严把进货关，全力保证物资供应。信息部24小时在线，为网络安全运行保驾护航。人力资源部根据任务需求，综合调配人员，期间组织300余人次先后参与39场支援活动，还化身化妆师，协助晚宴服务人员化妆、盘发。
    凭借优雅的服务形象、过硬的服务技能、卓越的服务品质，企业赢得了参会嘉宾的称赞，为“北京服务”增光添彩。
    五洲皇冠国际酒店作为大会的主要接待酒店之一，承担了中方领导以及来自新加坡、津巴布韦、纳米比亚、尼日利亚、缅甸、韩国等12个国家的代表团等嘉宾的住房、部分会议和午晚餐接待任务，累计提供住宿服务超700间夜，提供近800人次宴会厅自助餐、150人次冷餐晚宴以及1场重要宴请的餐饮服务。
    会前，酒店与大会会务组反复核对接待流程，确认房间数量、房型和楼层安排等细节，确保各项筹备工作有序推进。为给大会嘉宾提供更优质的参会体验，酒店还精心选择重大活动服务保障经验丰富的员工，组建成接待团队，提前针对性开展了语言、礼仪和服务技能等多项培训，反复演练各个环节，进一步提高服务水平。

    接待期间，酒店着力为客人提供专业化、个性化的定制服务。客房布置方面更注重细节，服务团队认真梳理客人需求，精心摆放了欢迎水果和卡片，并对房间内的设备设施进行全面细致的检查，营造了安全、温馨的氛围。餐饮方面积极对接，结合不同国家客人的宗教信仰和餐饮喜好，针对性设计菜单、调整菜品，力求让每位客人感到宾至如归；同时，特别重视食品安全，从原材料采购到菜品出餐、运送全流程把控，筑牢食品安全防线。值得一提的是，在了解到一位客人预计凌晨3点到达，且次日早餐需送至房间的需求后，酒店第一时间为客人定制了符合该国客人餐饮喜好的菜单，并清晰备注了所用食材，客人对菜品非常认可，还点赞了服务团队的态度和效率。酒店二线部门员工积极响应号召，支援一线服务，与宴会班组一起布置会场，高效完成了会场翻台等工作。
    酒店全体员工秉承精心、细心、耐心的标准，为客人送上了“满意+惊喜”的服务，充分展现了团结协作、精益求精的精神风貌，展示了五洲皇冠卓越的服务水平，得到了嘉宾们的一致肯定和高度赞誉。
    北京北辰洲际酒店作为本届香山论坛顺访团的驻地酒店，主要接待了包括亚美尼亚和塔吉克斯坦国防部长在内的亚美尼亚、吉尔吉斯斯坦、塔吉克斯坦以及俄罗斯参会代表团，为各国参会代表提供住宿、餐饮等服务保障。期间，酒店员工秉承高度的责任感，以严谨的服务态度、扎实细致的措施，用心用情做好各项接待工作，努力打造服务亮点，充分展示品牌形象，交出优异答卷。
    酒店运营团队自今年3月份开始主动与大会组委会建立联系，询问相关需求，并接待组委会多次到店踏勘，凭借服务保障重大活动的有效经验，在信息繁杂、需求调整的情况下，及时沟通协调处理，满足了组委会关于前期用餐、安全保障等各方面的需求。
    为确保服务保障工作万无一失，酒店提前制定了安全工作方案及相关应急预案，多措并举严把安全关。结合大会服务保障的要求，重点强化安全管理，主动协助安检和门口交通，做到重要岗位24小时值守。
    服务方面，酒店坚持从细节入手，全力为客人打造温馨舒适的入住体验。会前，酒店结合实际情况，专门组织开展了穆斯林客人接待知识培训，提升业务水平。精益求精做好客房布置，放置了秋季主题的手写欢迎卡和精美欢迎水果，让客人拥有宾至如归的美好体验。餐饮团队严格甄选食材，在菜肴上求新求变，提前了解嘉宾所在国家、地区的饮食习惯和忌口，全力满足客人多样化的用餐需求。