7月16日至28日，首届国际基础科学大会在北京成功举办，国际著名数学家丘成桐先生、北京市副市长于英杰出席开幕式并发表致辞。首都会展集团作为本届大会会务承办团队，承担开幕式及颁奖典礼策划方案、会场布置与搭建方案等23项顾问咨询任务，负责大会开闭幕式、文艺演出、学术沙龙专场活动等23项会务协调与执行任务，在顶级学术会议会务执行上取得新突破。


本届大会的主题为“聚焦基础科学，引领人类未来”，与会人员重点围绕数学、理论物理、理论计算机与信息科学三大基础科学领域展开学术研讨和交流。大会吸引了包括10多位菲尔兹奖得主、图灵奖得主、诺贝尔奖得主以及来自40多个国家和地区的800余名科学家参会，是今年截至目前公司承办的参会外宾最多的国际会议。在两周的会期内，举办超500场大会报告、专题学术会议及卫星会议，线上线下参与各场学术活动人数总计超过300万人次。同时还举办“数学与物理巅峰论坛”“基础科学与人工智能论坛”“科学家面对面”等系列活动。

国际基础科学大会项目是公司2023年新增承接的国际专业学术会议全场景、全流程策划与执行任务，会议筹备期短且会期长达13天，500余场学术报告等活动使用新建非专业会议场馆。自3月15日起，首都会展集团与怀柔科学城管委会正式实行合署办公。6月1日全员转至北京雁栖湖应用数学研究院驻场办公，与怀柔区指挥部即“两办十六组二十三个专班”、数学研究院建立大会筹备工作组。6月25日，大会由前期策划阶段进入会务执行阶段，在市区两级指挥体系下，构建形成了“北京市—怀柔区—数学院—首都会展”四方联动机制，有效形成了全市“一盘棋、一股劲”服务保障大会顺利召开的良好氛围。


筹备期间，首都会展集团高效、有序、安全地完成了综合协调、网站及注册、交通保障、宣传媒体、开幕式、重要活动、园区搭建、酒店服务及综合保障9个方面策划任务，编制了开幕式及颁奖典礼、开园仪式、开园晚宴、大会闭幕式、学术沙龙、学术成果海报展示、首都交流活动等23个策划方案。累计撰写方案及执行脚本798稿，形成文字材料10余万字，绘制效果图及动画视频近千个，策划内容覆盖大会全部场景、全部流程，为公司拓展会展上游业务积累了宝贵经验，在会展产业链条上实现新突破。

据统计，本届大会注册嘉宾数量达803人。项目团队自3月起就与工作专班开展相关工作，实地走访大会周边配套酒店，并根据项目预算、酒店位置、酒店价格等综合制定出3套共6家酒店使用方案。为了给注册嘉宾提供更好的服务，项目团队还与酒店密切沟通，针对大堂注册区、房间的数量和房型、餐饮菜单及用餐位置、健身及娱乐设施、会议设施以及班车停泊区位置做了详细的使用规划。此外，报到注册期间，项目团队根据登记信息将1000余份证件（含临时证件）、6类近3万张餐券按照嘉宾所在酒店及姓名进行一对一提前分类，分拣会议材料、会议包1000余套，确保所有嘉宾顺利参与大会各项议程。

7月16日，大会开幕式在人民大会堂举行。这是首都会展集团首次在人民大会堂策划执行会展活动，同时我方自带设备和礼仪服务。团队多次实地踏勘，根据场地情况制定厅室使用方案、服务及引导人员点位方案，共制定完成8大板块19小项的对接清单，细化开幕式执行流程表。同时，国家会议中心国宾服务队6名成员在大会堂现场服务，承担了贵宾接待、礼仪引导、颁奖服务等任务。由于奖项种类及数量众多，每次上台领奖嘉宾的数量也不一致，国宾服务队逐一核实奖项颁发安排并根据现场情况及时调整奖杯及证书的数量与顺序。凭借充分准备和丰富经验灵活顺畅地完成了颁奖任务，完成“北京服务”在人民大会堂的首次亮相，并以北辰标准为国际顶级学术会议增光添彩。

此次大会的联合保障团队由公司旗下国家会议中心、五洲·会议中心、国际展览中心等11家单位共51名骨干员工组成，设立领导小组、综合协调办、网站及注册、交通保障、宣传媒体共计18个工作组。在筹备及保障期间，团队创新分批次动态调整驻地现场办公人员数量，除团队核心成员外均采取“任务开始即抵达，任务完成即返回”的模式，将现场人员灵活控制在20人左右，有效提高人力效能。由于此次会议的特殊性，公司还从内部选拔了一批具有数学、物理、计算机和英语专业学术背景的员工参与沙龙活动的嘉宾接待工作。

会议期间，北辰—二外会展实验班的27名学员也在现场进行实践锻炼，从7月7日抵达项目现场，20余天内主要承担了嘉宾注册咨询、开幕式车长、语言支持、会场及餐饮服务等工作，为北辰人才培养和会展业务发展积蓄了力量。

除此之外，公司充分发掘内部资源，利用内部专业力量完成舞台及展台搭建、LED显示系统、同传系统、调音扩音系统、灯光系统、通讯系统等工作任务，在大会保障中实现公司多个子企业联动配合、高效运转。

下一步，公司将认真总结首届国际基础科学大会筹备及服务保障工作的经验做法，深化与怀柔区、北京雁栖湖应用数学研究院等相关单位和部门的服务合作，探索新的合作及可持续办会新机制、新模式，拓展更加丰富而有活力的活动形式，逐步建立展会信息数据库，为办好下一届大会打下坚实基础。