9月20日-22日，以“推动文化交流，共谋合作发展”为主题的首届丝绸之路(敦煌)国际文化博览会在甘肃省敦煌市隆重开幕，国务院副总理刘延东宣读习近平主席发来的贺信，并发表主旨演讲。会议期间，中国文化部分别与约旦和保加利亚文化部门签署合作计划；甘肃省与相关国家的部门、地区、企业及相关国际组织签署了18项合作协议；国内有关方面签署文化产业项目合作协议共89项，签约金额达1078亿元。由北辰会展派出的12人服务保障团队，在会议筹备期及会议期间，承担了员工培训及会场接待服务等工作，她们夜以继日的艰苦奋战，以忘我的敬业精神和高标准的专业接待服务水平将“北辰会展”的影响力辐射到了遥远的边陲古城敦煌。

敦煌国际会展中心外景

签订合同 “北辰小妞”远赴边陲古城
    7月下旬的一天，五洲·会议中心总经理助理吕毅红接到公司领导的紧急电话，说要帮助从甘肃远道而来的敦煌国际会议中心场馆管理团队——甘肃电投公司，为正在筹备中的敦煌文博会挑选会议物资。由于此次文博会是今年我国除G20峰会以外又一国家级重要展会活动，场馆管理方特意赴北京挑选中标产品并邀请北辰协助参与。翌日，在北京顺义一家工厂，面对成百上千个品类的瓷器制品，管理团队一时拿不定主意。凭借着在北辰会展20多年来的会议服务保障经验，吕毅红从产品的器形、颜色的搭配、图案的纹理等方面分别给予了专业化建议，最终帮助他们挑选到了符合大会要求的各类物资。而正是这一次短暂的见面，促使双方的合作变得更加深入，北辰会展的脚步也首次迈入边陲古城。

甘肃省领导视察

    时间来到8月，由于文博会期间将举办开幕式、领导人会见、部长圆桌会议、分论坛、文化年展、欢迎晚宴、文艺演出等20余场重要外交活动。而当地会展专业服务人员稀缺，大多需要从外地调动，先是从兰州调来一批服务保障人员，但由于缺乏保障大型国际性、政治性会议经验，场馆管理方再次向曾经接待服务过亚运会、奥运会、京交会、APEC领导人会议等大型国际会议和活动保障任务的北辰会展请求支援。

一层会见厅内景

    能力越大，责任越大。当时北辰会展已派出百人团队支援杭州，负责服务保障G20峰会任务，为了保证敦煌文博会接待工作不出差错，北辰与场馆管理团队经过多次协商，决定分两批队伍支援敦煌。首批队伍共2人，自8月12日进驻场馆，主要负责协助大会制定接待方案、应急预案以及参与人员培训等工作。第二批队伍共10人，全部来自杭州百人团队，其中5人来自国家会议中心，另5人来自五洲·会议中心，她们自9月11日完成G20峰会任务回到北京只停留了一晚，第二天就以全新的状态赶赴敦煌，可以说北辰已将最好的队伍、最高的标准带到了敦煌。此外特别值得一提的是，此次北辰会展外派团队12人全部都是女生，被亲切的称为——来自北京的“北辰小妞”。

北辰外拍团队合影

双线作战 坚持同一个“北辰标准”
    北辰会展起步于上世纪90年代，在北京北部亚奥核心区域拥有集会展、酒店、写字楼、高档公寓和购物、娱乐、餐饮设施为一体，总面积超过120万平米的专业会展功能区。经过二十余年的发展，北辰会展在做好原有会展服务的基础上，在新业务方面不断发力，从涉足会展主办承办业务，到场馆、酒店输出管理业务，并尝试全产业链发展。从2013年开始，北辰会展走出会展专业顾问咨询和场馆输出管理第一步，北京雁栖湖、宁夏银川、江西南昌......足迹已遍布全国，虽然地域不同，管理方式也各有差别，但北辰会展始终坚持了同样的“北辰标准”。

整理主会场座椅

    此次文博会定于9月20日正式开幕，当地政府更是将920作为重要时间节点，这个日期距离完成杭州G20峰会保障任务只有不到10天，特别是北辰会展的百余名骨干力量已连续在杭州奋战了三个多月，会前持续的高强度演练、会期紧张密集的接待任务，所有人已疲惫不堪。

微笑迎接各方宾客

    一个承诺便是一份责任。北辰会展外派团队不畏艰难，在圆满完成G20峰会保障任务的同时，再次肩负起文博会的培训及接待工作。如果说G20是北辰会展首次大规模外派支援团队异地作战，那此次敦煌文博会则成为北辰历史上第一次在两地同时承担国际性会议活动的保障支援任务，工作难度可想而知。双线作战不仅是对北辰会展提供服务输出专业能力的检验，更加考验的是整个团队的组织、协调、配合能力。能否顺利完成此次任务，再次向丝路沿线各国展示“中国礼仪”和“北辰服务”是摆在所有人面前的共同难题。

紧张培训 快速提高服务技能
    此次文博会会议规格高，参会国家和代表众多，为了确保各项服务保障工作顺利进行，快速提高会议服务技能，北辰团队制订了详细的人员培训方案。将所有培训内容细分为形体姿态、基础摆台、服务技巧3个类别30个大项，其中每个大项又分为8-10个小项，总共近300个培训科目，并且每一个科目都要进行单独考核。按照培训计划，从着装、站位等基础知识到微笑、问好等服务技能，每名学员要累计经过120个学时才能达到上会标准，但是由于时间紧迫，服务人员除培训外还要参与会场布置等工作，经过与场馆管理团队沟通，特意安排了夜间加练来保证培训时间。团队还按照文博会日程安排，根据不同场次、不同规格的会议，将服务人员进行分配。

人员培训

    然而，事情并不如预想般顺利。此次会议原定参与培训人员为90人，计划从敦煌本地招聘10人，其余人员从兰州皇冠酒店、兰州会展中心、兰州大剧院等地抽调。但由于人员构成过于复杂，其中年龄最大的已有40多岁，先前从事的工种也各不相同，给培训工作带来很大挑战。此外，人员队伍也总是因为种种原因不能固定下来，参与培训的人数不断在变化。针对这种情况，北辰团队随机应变，将原本面向全体的培训课程变为小组课程，并为有些缺课较多的学员单独设置了一对一教学，充分保障了培训数量和质量，确保每一名学员具备合格的服务技能。
    最初的培训基地设在当地一所学校，但由于场地条件有限，地面凹凸不平，很多培训科目难以进行。团队根据现有条件要求从细节科目入手，对照“北辰标准”，如一个简单的站姿就分为头正、颈直、肩平、挺胸、收腹、立腰等10个细节。此外还充分利用会场地下餐厅及室外广场等空间进行专业技能培训，为了达到最佳培训效果，在科目考核时，运用视频录像及回放功能，帮助每名学员对照发现自身问题。

自制工具 巧解布场难题
    开幕式作为文博会整场活动的重中之重自然受到格外关注，当地政府在前期视察中为了提高场馆美化程度，更好的展现大国风范，临时调整了开幕式主会场——国际会议厅的墙面装饰及会场布置，原本已摆放整齐的108个沙发和1600把宴会椅需要全部清空并重新码放。调整后的方案则对会场布置提出了更高的要求，由于国际会议厅横向跨度近60米，并且用多条通道将宴会椅分割成多个区域，两侧部分分别用4个不同角度面向舞台正中。而承担会场布置任务的大会筹备组缺少接待如此大型会议活动的经验，面对严苛的布置标准感受到了空前的压力。

仔细调整圆桌摆放角度

    由于会场面积大，地毯也呈不规则纹路，除了已经摆放好的舞台，各个方向几乎没有参照物，所有区域的定位点一时间难以确定。关键时刻，本不负责此项任务的北辰团队根据之前的办会经验，向场馆管理方提出建议，利用工人剩余的包装箱制作成特殊的测量工具，既能保证椅子间距的一致同时也能够防止摆放角度出现偏差，弥补了现有工具的不足。当一把把临时制成的“尺子”整齐划一的摆放在会场里面，工作效率得到极大的提高。

反复进行茶歇演练

    光有工具还不够，按照要求，第一排茶几距离舞台5米，沙发距椅子通道为1.5米，两把椅子之间距离10厘米，每排椅子间距为50厘米，并且舞台两侧区域需呈梯形摆放，要保证所有宴会椅纵向、横向、甚至斜向分毫不差同样绝非易事。吕毅红又向在场所有工作人员介绍了她多年工作经验总结出的吊线方法——十字交叉法，利用两根线绳的相互交叉更加直观的确定长度和角度，巧妙的解决了布场难题。从当天下午6点开始，72人历经7个小时连续奋战，整齐划一的开幕式会场终于呈现在大家面前。

会议室内景

百次练习 练就“背对背的信任”
    值得一提的是，承担此次会议开幕式第一排嘉宾上水任务的6人全部来自北辰团队，为了达到整齐划一的效果，她们连续练习了近百次。由于主会场沙发按照双主宾位布置，根据国际惯例同时也是体现中国礼仪，大会筹备组要求会议期间两位主宾上水服务要同时进行，这就导致承担上水任务的6人需要分成2组背对背进行操作。而且场地跨度很大，最远的两端沙发距离将近50米，6人此前并未如此配合过，唯有一遍遍的练习才能达到步调一致。
    万事开头难。6名员工5人来自五洲·会议中心、1人来自国家会议中心，由于所在单位不同，导致操作习惯和方法也略有不同，一开始配合起来颇有难度。“如果说只是简单的背对背操作配合起来难度并不大，”负责演练嘉宾上水任务的陈雪说到，“但是因为上水方向的不同导致在码放茶杯的那一刻有一组人员需要调整茶杯到合适的角度，这就造成两边很难同步。”

为嘉宾上水服务演练

    功夫不负有心人。为了达到完美的配合效果，她们采取了默数读秒的方式，动作简单的一组在完成操作后稍停几秒以配合另外一组，经过反复的实验和练习，从2秒、3秒到最终确定的4秒，6人终于形成统一的步调。但令人感到遗憾的是，由于大会组委会在开会前夕临时调整了接待方案，最终取消了嘉宾上水这一环节。不过会前上百次的练习却是被所有人看在眼里，也正是这对服务标准孜孜不倦的追求打动了场馆管理团队，各方领导对北辰团队提供的专业服务给予了很高的评价。

专业敬业 再展北辰风采
    在接待过程中，公司各级领导也对此次保障任务给予了高度重视。8月16日，公司常务副总经理、会展集团总经理刘焕波赶往敦煌国际会议中心对场馆设施及筹备情况进行了考察，同场馆管理方进行首次面对面接触，并对服务保障工作提出了具体意见和工作部署。9月17、18日，公司党委书记、董事长贺江川亲临会议筹备现场，提出此次敦煌文博会同样是作为今年我国举办的国家级重要展会活动，要全力以赴做到“北辰标准”，展示北辰人的精神风貌，力争为大会增光添彩，同时他还对12名北辰会展外派支援团队的辛勤工作及所付出的努力表示慰问与感谢。

    “丝绸之路八千里，华夏文明八千年。”此次文博会筹备接待过程中，在公司领导精心部署下，各相关业务部门争分夺秒、跑步前进。从项目签约到进驻场馆，从方案设计到任务落实，从冲在前线的12人到北辰后方支援团队，无数人殚精竭虑，无数人挥汗如雨......顽强拼搏的干劲、精益求精的努力，为文博会的顺利举办，提供了优秀的方案规划和顶级的会议服务，更赢得了当地政府的盛情赞誉，场馆管理方负责人在大会闭幕后对北辰团队所提供的专业保障服务用“专业、职业、敬业” 三个词表达了对北辰的感谢。（耿晓旭）