2017年3月16日，由山西省委、山西省人民政府主办的“晋商晋才回乡创业创新启动大会”在五洲?会议中心拉开序幕。虽然只是一天的会议，但这次大会却是全球晋商晋才的一次群英会，规格高、涉及面广、影响力大，山西省委、省政府各级领导、11市市长、两院院士、国内外知名企业家和异地山西商会代表500余人出席会议。

两会表现 赢得项目承接

2月初，项目经理获悉山西省投资促进局在京考察会场，主动联系会方并得知其将在全国两会前后组织召开“晋商晋才回乡创业创新启动大会”，同时竞争的是北京国际饭店和中国大饭店。和这两家五星级酒店比，企业无论是地理位置、硬件设施、产品价格、服务配套等都不占优势。根据会方关注的重点，企业立足自身优势，将往年两会接待中2分钟的抢台视频播放给考察人员，凸显企业接待政府项目的专业与经验，最终会方将项目确定在企业召开。

提前准备 细化接待服务

该会议为山西省委省政府贯彻落实全国两会精神、促进创新驱动和转型升级的一项重要活动。企业上下高度重视，自得到会议信息即着手准备，借鉴两会接待经验，提前半个月召开专项协调会，明确接待任务，细化服务方案，分别从组织协调、人员调配、物资准备、安全管理、食品卫生和创新服务等方面全面筹划、周密安排。

鉴于会议紧随全国两会后召开，五洲?会议中心积极调研学习两会接待模式，关注会场布置、迎宾方式、服务模式等。考虑到山西地域特点、风俗习惯，企业特地拜访山西代表团“两会”接待酒店，了解山西饮食、住宿等习惯，优化流程、完善服务。

餐饮部为宾客准备家常养生菜品近50种，餐厅内设现场制作台，为宾客献上刀削面、糖饼、水饺等特色食品；同时尽到地主之谊，为参会人员准备驴打滚、艾窝窝等各式地道的北京小吃。客务部连夜分配房间、制作房卡，交予会务组；楼层准备硬床垫、荞麦枕头等，方便客人选择，舒适入住；各楼层安排专人值台，为宾客提供司梯服务。会场根据组委会要求，多次调整主会场、会见室的摆放形式直至会方满意；抽调精兵强将组成服务队，提供专业服务；企业根据“两会”模式，成立VIP接待组，专人对接、细化服务。同时，严格落实“安全万无一失”的工作要求，对食品卫生、消防安全、安全生产等提前排查、逐一把关，会议期间，结合发挥人防、技防“双保险”力量，保持警惕、重点保驾。

针对大会重要性及同期还有其它经营项目的特点，企业提前与各会务组沟通，协调实施公共区域“软”区分，实现共赢。大会报到当天，面对部分散客和其它会议个别客人未按约定退房，企业积极联系、沟通，逐间腾退，快速抢房，确保报到当天下午2点前大会所需房间全部到位。

接待经验 获得会方信赖

此次大会包含1场会见、1场启动大会、4场分论坛、1场宴请和10场自助。会前，客人先后组织3次现场考察，为让组委会负责人有更加直观的感受，每次看会场前，服务部门都按要求实际摆放，并在现场会同客人调整完善，不断优化。同期第一会议厅及三层小会议室还有两、三个其它会议，特别是16日下午第一会议厅的阿里游戏年度颁奖大会与第二会议厅晋商会分会场时间重叠，由于会场距离近，凭借经验企业提前与阿里会务组沟通噪音规避方案，不仅提前安排阿里进场搭建、试音、彩排，并于当天在第一会议厅每个出入口安排服务员负责关门，尽最大可能消除对晋商会的影响。企业的默默工作没有逃过客人的“法眼”，面对舒适安静的会场，相关负责人向服务人员不断致谢。

大会最为重要的一场宴请设在酒店宴会厅，按照会方提到的中午用餐时间短且集中、领导现场讲话、主桌不能用圆桌等因素和要求，餐饮部多次与相关负责人沟通台型设计、反复现场摆设，最终30人长台主桌，30张圆桌，且满足自助餐位上服务形式，完全满足大会需求，温馨的用餐环境，便捷的用餐形式，赢得客人的充分肯定和高度赞扬。

及时补台 优质服务于无声

16日中午，会务组原定200人用餐，餐前半小时临时增加到300人，但实际现场达到650人，超预订3倍之多。面对络绎不绝的就餐客人，会务组负责人一筹莫展。餐饮部迅速反应，一方面安抚客人，一方面积极调配、高效补台，最终确保各餐厅菜品续档正常。现场负责人原本悬着的心终于放了下来，不停向服务人员竖大拇指。

迅速反应 满足客人需求

3月15日晚上11点37分，企业VIP接待组负责人在酒店大堂迎面遇上一位参会的李先生，经询问，他着急购买一套次日会见要穿的西装。由于企业商品部没有西装销售，她一方面联系客务部准备一套企业管理人员西装备用，另一方面立即联系兄弟单位予以协助，最终于16日凌晨1点零7分确认早7:00客人可去现场挑选西装。李先生得知西装有着落后不胜感激。

专业高效 呈现品牌形象

16日中午，四个厅室需要同时翻台。会展部提前做好人员安排与物资准备。由于第二会议厅上午议程延后40分钟，给抢台工作带来更大难度。只待会议结束，主管带领各班组紧张有序地进行四个厅室的“抢台大战”，搬运桌椅、铺设台布、卫生整理等，在短短40分钟里完成500人沙发区及教学式变成300人洽谈式的任务，并布置完成其它三个场地，会务组工作人员亲眼目睹了快速抢台的震撼，称赞声一片。

16日晚，大会圆满闭幕。山西省委书记、省长、商务厅厅长等各级领导及会务组人员对五洲·会议中心各项接待服务给予充分肯定和高度评价，特别提到高素质的员工队伍、敬业的工作精神、遇事情不推诿、全心全意帮助客人解决问题的工作作风给他们留下了深刻印象，并期待今后与企业更多合作。（吕毅红/文）